UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (zalacznik do umowy o swiadczenie uslug BHP) UWAGA: to jest WZOR, nie porada prawna. Przed podpisaniem daj go do sprawdzenia radcy prawnemu lub adwokatowi — zakres Twojej wspolpracy z klientem moze wymagac innych zapisow. BHPAlfa nie swiadczy pomocy prawnej i nie odpowiada za skutki uzycia wzoru bez takiej weryfikacji. Wszystkie pola w nawiasach kwadratowych musza zniknac przed podpisem. zawarta [DATA] w [MIEJSCOWOSC] pomiedzy: ADMINISTRATOR: [NAZWA PRACODAWCY] [ADRES] NIP [NIP] reprezentowany przez [IMIE NAZWISKO, FUNKCJA] PODMIOT PRZETWARZAJACY: [NAZWA FIRMY BHP] [ADRES] NIP [NIP] reprezentowany przez [IMIE NAZWISKO, FUNKCJA] Umowa zawierana jest na podstawie art. 28 ust. 3 RODO w zwiazku z umowa o swiadczenie uslug BHP z dnia [DATA UMOWY GLOWNEJ] ("Umowa Glowna") oraz art. 237(11) § 2 Kodeksu pracy. §1. PRZEDMIOT, CHARAKTER, CEL I CZAS 1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzajacemu przetwarzanie danych osobowych swoich pracownikow i wspolpracownikow w zakresie niezbednym do wykonywania Umowy Glownej. 2. CEL: wykonywanie zadan sluzby bezpieczenstwa i higieny pracy na rzecz Administratora, w tym prowadzenie ewidencji terminow szkolen okresowych BHP i informowanie Administratora o terminach zblizajacych sie i przekroczonych. 3. CHARAKTER: przetwarzanie zautomatyzowane i tradycyjne, obejmujace zbieranie, przechowywanie, aktualizowanie i usuwanie danych. 4. CZAS: na czas obowiazywania Umowy Glownej. §2. RODZAJ DANYCH I KATEGORIE OSOB 1. RODZAJ DANYCH: imie, nazwisko, nazwa stanowiska pracy, grupa stanowisk w rozumieniu § 14 ust. 2 rozporzadzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczenstwa i higieny pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 ze zm.), data przeprowadzenia szkolenia okresowego, termin waznosci szkolenia, opcjonalnie data zatrudnienia oraz notatka organizacyjna. Dane dodatkowe: ............................................................... 2. Powierzenie NIE OBEJMUJE danych szczegolnych kategorii (art. 9 RODO), w szczegolnosci danych o stanie zdrowia, terminow i wynikow badan profilaktycznych oraz informacji o niezdolnosci do pracy. Jezeli wykonanie Umowy Glownej wymaga przetwarzania takich danych, Strony ureguluja to odrebnym aneksem. 3. KATEGORIE OSOB: pracownicy i wspolpracownicy Administratora oraz: ......................................................................... §3. OBOWIAZKI PODMIOTU PRZETWARZAJACEGO Podmiot przetwarzajacy: a) przetwarza dane wylacznie na udokumentowane polecenie Administratora, ktorym jest niniejsza Umowa i Umowa Glowna; b) zapewnia, ze osoby upowaznione do przetwarzania zobowiazaly sie do zachowania poufnosci; c) stosuje srodki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym kontrole dostepu i szyfrowanie transmisji; d) korzysta z dalszych podmiotow przetwarzajacych wylacznie na zasadach z §4; e) w miare mozliwosci pomaga Administratorowi w realizacji zadan osob, ktorych dane dotycza (rozdzial III RODO); f) pomaga Administratorowi w wykonaniu obowiazkow z art. 32-36 RODO; g) zglasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbednej zwloki, nie pozniej niz w ciagu 24 godzin od jego stwierdzenia; h) po zakonczeniu Umowy Glownej usuwa dane albo zwraca je Administratorowi — wedlug wyboru Administratora wskazanego na pismie w terminie 30 dni od zakonczenia Umowy Glownej; w braku wskazania dane zostaja usuniete; i) udostepnia Administratorowi informacje niezbedne do wykazania spelnienia obowiazkow z art. 28 RODO i umozliwia audyt, po uzgodnieniu terminu z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, nie czesciej niz raz w roku kalendarzowym — z wylaczeniem przypadku naruszenia ochrony danych lub zadania organu nadzorczego. §4. DALSZE POWIERZENIE (art. 28 ust. 2 i 4 RODO) 1. Administrator udziela Podmiotowi przetwarzajacemu OGOLNEJ PISEMNEJ ZGODY na korzystanie z dalszych podmiotow przetwarzajacych. 2. Na dzien zawarcia Umowy dalszym podmiotem przetwarzajacym jest: BHPAlfa Wiktor Fratczak, ul. Bulgarska 126 A/9, 60-382 Poznan, NIP 7792608228 — dostawca serwisu internetowego BHPAlfa, w ktorym prowadzona jest ewidencja terminow szkolen. Dane przechowywane sa na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt nad Menem, Republika Federalna Niemiec). Przypomnienia o terminach wysylane sa pocztaelektroniczna i zawieraja wylacznie nazwe firmy, liczbe terminow i rodzaje szkolen — BEZ imion, nazwisk i stanowisk. Aktualny wykaz dalszych podmiotow oraz umowa powierzenia: https://bhpalfa.pl/dpa.html Inne podmioty: ............................................................... 3. O zamierzonej zmianie dalszych podmiotow przetwarzajacych Podmiot przetwarzajacy informuje Administratora z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Administrator moze w tym terminie wniesc sprzeciw; sprzeciw uprawnia kazda ze Stron do wypowiedzenia Umowy Glownej. 4. Podmiot przetwarzajacy naklada na dalsze podmioty obowiazki ochrony danych nie mniejsze niz wynikajace z niniejszej Umowy i odpowiada wobec Administratora za ich dzialania i zaniechania jak za wlasne (art. 28 ust. 4 zdanie drugie RODO). §5. POSTANOWIENIA KONCOWE 1. Umowa wchodzi w zycie z dniem zawarcia i obowiazuje przez czas obowiazywania Umowy Glownej. 2. Zmiany wymagaja formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem niewaznosci (art. 28 ust. 9 RODO). 3. W sprawach nieuregulowanych stosuje sie RODO, ustawe z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Kodeks cywilny. 4. Umowe sporzadzono w dwoch jednobrzmiacych egzemplarzach, po jednym dla kazdej ze Stron. ............................... ............................... ADMINISTRATOR PODMIOT PRZETWARZAJACY ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────── TRZY RZECZY WARTE UWAGI PRZED PODPISANIEM 1. Jezeli z klientem masz juz podpisana umowe powierzenia, wystarczy ANEKS rozszerzajacy liste dalszych podmiotow o BHPAlfa — nie trzeba podpisywac calosci od nowa. 2. Nawiasy kwadratowe i kropki musza zniknac przed podpisem. Puste pole w podpisanej umowie jest gorszym dowodem niz brak umowy. 3. Twoj status prawny — administrator czy podmiot przetwarzajacy — bywa sporny i nie ma w tej sprawie stanowiska UODO wprost o zewnetrznej sluzbie BHP. Zawarcie tej umowy jest wyborem ASEKURACYJNYM: jesli jestes procesorem, masz wymagany instrument z art. 28 ust. 3; jesli sad uznalby Cie za administratora, nadmiarowa umowa nikomu nie szkodzi.