Polityka Prywatności

Obowiązuje od: 5 sierpnia 2026 r. | Wersja 1.2

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest BHPAlfa (zwany dalej "Administratorem" lub "my"), z siedzibą w Polsce. Kontakt: kontakt@bhpalfa.pl

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu BHPAlfa (zwanego dalej "Serwisem") dostępnego pod adresem bhpalfa.pl, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

2. Jakie dane zbieramy

2.1. Dane rejestracyjne

• Adres e-mail
• Hasło — przechowywane jako hash scrypt, nie w jawnej postaci.
• Nazwa firmy

2.2. Dane techniczne

• Adres IP (logowany przy logowaniu/rejestracji do celów bezpieczeństwa — ochrona przed brute-force)
• Identyfikator sesji (HttpOnly cookie, SameSite=Strict)
• User-Agent przeglądarki
• Czas logowania i ostatniej aktywności

2.3. Dane operacyjne

• Wygenerowane dokumenty BHP (przechowywane w Twojej historii)
• Stanowiska pracy i opisy wprowadzone do generatora
• Wybrany plan subskrypcji + status płatności

2.3a. Dane Terminarza szkoleń — dane osób trzecich

Jeżeli korzystasz z Terminarza szkoleń, wprowadzasz do Serwisu dane pracowników swoich klientów. W tym zakresie to Ty jesteś administratorem tych danych, a my podmiotem przetwarzającym — zasady określa Umowa Powierzenia (DPA).

• imię i nazwisko pracownika,
• nazwa stanowiska pracy i grupa stanowisk,
• data przeprowadzenia szkolenia, zapisany termin oraz opcjonalna data zatrudnienia,
• opcjonalna notatka organizacyjna wpisana przez Ciebie,
• powiązanie z firmą klienta z Twojej listy.

Terminarz nie udostępnia dedykowanych pól na numer PESEL, datę urodzenia, adres, dane kontaktowe pracownika, wynagrodzenie ani informacje o zdrowiu. Serwis nie prowadzi ewidencji terminów badań lekarskich. Nie wpisuj tych danych do notatki organizacyjnej. Ostrzeżenie przed zapisem notatki nie gwarantuje wykluczenia tych danych z jej swobodnej treści; potwierdzona notatka jest przechowywana w rejestrze.

Dane Terminarza nie są przekazywane do modelu sztucznej inteligencji. Z historii programu szkolenia można otworzyć wstępnie uzupełniony formularz wpisu; użytkownik sprawdza dane i zapisuje termin. Jeżeli przypomnienie jest wysyłane, zestawienie terminów w wiadomości obejmuje nazwę firmy, liczbę terminów i rodzaje szkoleń — bez imion, nazwisk i stanowisk pracowników. Pełne wpisy przeglądasz po zalogowaniu.

Terminarz służy do zapisywania, przeglądania i aktualizowania terminów szkoleń. Sposób ustalania terminu zależy od trybu dostępnego dla konta. W trybie ręcznym użytkownik wpisuje ustaloną datę, a przypomnienia e-mail są wyłączone. W trybie z automatycznym wyliczaniem system wyznacza termin na podstawie wprowadzonych danych; wysyłka przypomnień zależy od dostępności tej funkcji dla konta. Interfejs wskazuje tryb używany dla danego konta. Terminarz nie zastępuje dokumentacji szkolenia ani potwierdzenia jego odbycia.

2.3b. BHP Radar — przeglądy publikacji i dokumentów

BHP Radar przechowuje publikacje przypisane do konta, powiązania z dokumentami, decyzje o przeglądzie, wpisane przez Ciebie uzasadnienia i daty oraz oznaczenie sprawdzonej wersji dokumentu. Zapisy są przechowywane w bazie PostgreSQL i uwzględnione w eksporcie danych konta. Po potwierdzonym usunięciu konta są usuwane z bieżącej bazy. Uzasadnienia nie podlegają automatycznej redakcji. Nie wpisuj do nich danych pracowników ani informacji o zdrowiu.

Do klasyfikacji tematu model AI otrzymuje tytuły publicznych aktów prawnych. Radar nie przesyła do tej klasyfikacji Twoich dokumentów, nazw klientów ani notatek z przeglądu. Włączone podsumowanie e-mail zawiera tytuły publikacji oraz wybrane nazwy powiązanych stanowisk i firm z Twoich dokumentów; nie zawiera treści dokumentów ani uzasadnień decyzji.

2.3c. Kartoteka klientów

Kartoteka klientów obejmuje dane firmy, podany kontakt służbowy, telefon, notatki organizacyjne i logo. Notatki są zapisywane w przesłanej treści, bez automatycznej anonimizacji. Nie wpisuj informacji o zdrowiu ani zbędnych danych osobowych.

2.4. Dane płatności

Dane karty kredytowej NIE są przechowywane na naszych serwerach. Płatności obsługuje Stripe. Otrzymujemy identyfikatory klienta, sesji zakupowej i subskrypcji, statusy oraz dane zdarzeń rozliczeniowych, w tym kwotę i walutę. W zależności od funkcji fakturowania przetwarzamy także przekazane dane rozliczeniowe, takie jak nazwa firmy, adres, NIP i adres e-mail.

2.5. Dane lokalne (przeglądarka)

Przeglądarka zapisuje logo Twojej firmy, decyzję dotyczącą cookies oraz pomocniczą pamięć podręczną dokumentów. Gdy przygotowujesz plik z logo, może ono zostać przesłane na serwer w celu umieszczenia go w dokumencie. Pamięć podręczna zapisuje treść dokumentu i identyfikator powiązany z Twoim kontem; nie zapisuje treści protokołu powypadkowego ani karty Z-KW. Przeglądarka przechowuje również tymczasowy szkic formularza, który może zawierać dane firmy i odpowiedzi, oraz identyfikator próby generacji. Te zapisy pomagają zachować ciągłość pracy. Dane formularza przekazujesz na serwer przy korzystaniu z funkcji wymagających ich przetworzenia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna RODO
Świadczenie usługi (generator dokumentów BHP, konto)	Art. 6 ust. 1 lit. b (umowa)
Terminarz szkoleń — ewidencja terminów oraz przypomnienia, jeżeli funkcja jest dostępna dla konta	Art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) — wobec danych pracowników Twoich klientów działamy jako podmiot przetwarzający na Twoje polecenie (art. 28 RODO)
Płatności i fakturowanie	Art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) + lit. c (obowiązek prawny — księgowość)
Bezpieczeństwo konta (logi, rate-limiting)	Art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes — ochrona przed nadużyciami)
Komunikacja transakcyjna (welcome, reset hasła, potwierdzenia)	Art. 6 ust. 1 lit. b (umowa)
Wsparcie techniczne	Art. 6 ust. 1 lit. b + lit. a (zgoda)

4. Komu przekazujemy Twoje dane (procesory)

Korzystamy z następujących zaufanych procesorów (każdy podpisał z nami umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO):

• Neon, Inc. (baza danych PostgreSQL, region UE — Frankfurt) — przechowywanie danych konta, metadanych, oryginałów i zapisanych poprawek wszystkich sześciu rodzajów dokumentów, w tym protokołu powypadkowego i karty Z-KW, oraz rejestru Terminarza szkoleń (pkt 2.3a). Zapisane poprawki zachowują dokładną treść przesłaną przez Ciebie i nie podlegają automatycznej redakcji. Nie wpisuj do nich tożsamości poszkodowanego ani zbędnych danych osobowych. Starsze wpisy bez zapisanej treści pozostają niedostępne. Dane pozostają w UE.
• Airtable (Formagrid, Inc.) (USA) — starsza integracja metadanych technicznych bazy wiedzy BHP. Trwałe przeglądy BHP Radaru są zapisywane w PostgreSQL (Neon), bez wykorzystania Airtable. Standardowe Klauzule Umowne (SCC) per art. 46 RODO.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) — obsługa płatności. EU-based.
• Stripto (Polska) — automatyczne wystawianie faktur do systemu inFakt na podstawie zdarzeń płatniczych ze Stripe. Otrzymuje dane rozliczeniowe niezbędne do wystawienia faktury (nazwa firmy, NIP, adres, kwota). Dane pozostają w UE.
• Google (Gemini) lub OpenAI — generator V2 korzysta z jednego z tych dostawców zależnie od konfiguracji. Asystent BHP jest wyłączony w tym wydaniu i nie przekazuje pytań do modelu AI. Do wybranego dostawcy trafiają dane opisowe potrzebne do generacji, a w odpowiednich dokumentach także nazwa i adres pracodawcy oraz podany kontakt służbowy. W dokumentach powypadkowych przekazywany opis może obejmować opis urazu potrzebny do opracowania dokumentu. Opisy przechodzą automatyczną redakcję rozpoznanych wzorców danych; redakcja nie jest pełną anonimizacją. Strukturalne dane tożsamości pracownika na skierowaniu są przetwarzane na serwerze przy składaniu pliku, poza promptem modelu AI. Nie wpisuj do opisów tożsamości poszkodowanego ani zbędnych danych osobowych. Warunki przetwarzania i transferów wymagają potwierdzenia dla używanej konfiguracji.
• Resend, Inc. (USA) — wysyłka e-maili transakcyjnych, przypomnień z Terminarza szkoleń oraz podsumowań BHP Radaru. Przypomnienia Terminarza zawierają nazwę firmy, liczbę terminów i rodzaje szkoleń — bez imion, nazwisk i stanowisk. Zakres podsumowań Radaru opisano w pkt 2.3b. Po wybraniu wysyłki dokumentu e-mailem Resend otrzymuje adres odbiorcy, temat, treść wiadomości oraz pełny załącznik PDF, obejmujący treść dokumentu i ewentualne logo. Warunki transferu i retencja po stronie dostawcy wymagają potwierdzenia dla używanej konfiguracji.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) — przy włączonym monitoringu otrzymuje ograniczone dane techniczne błędów. Aplikacja usuwa z wysyłanych zdarzeń treści żądań, dokumenty, załączniki i dane użytkownika. Warunki transferu i retencja po stronie dostawcy wymagają potwierdzenia dla używanej konfiguracji.
• Render Services, Inc. — infrastruktura serwera, region UE (Frankfurt, Niemcy) — generowanie PDF i przetwarzanie odbywa się na serwerach w UE.
• Cloudflare, Inc. (USA) — sieć dostarczania treści (CDN), ochrona przed atakami DDoS oraz szyfrowanie połączeń. Jeśli Turnstile jest włączony, przy rejestracji i odzyskiwaniu hasła Cloudflare przetwarza sygnały techniczne przeglądarki służące wykrywaniu automatycznych nadużyć. Serwer przekazuje token weryfikacji i dostępny adres IP. Przetwarza adresy IP i metadane żądań; ruch z Polski obsługują serwery brzegowe w UE. EU-US Data Privacy Framework oraz Standardowe Klauzule Umowne (SCC).

Nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5. Okres przechowywania danych

• Konto aktywne: przez cały czas trwania subskrypcji
• Po potwierdzonym usunięciu konta: konto, jego sesje, historia dokumentów i dane modułów są usuwane z bieżącej bazy w jednej operacji. Identyfikatory i potwierdzenia operacji Stripe pozostają w oddzielnym rejestrze rozliczeń do rozpoznawania spóźnionych powiadomień; nie przywracają konta ani dostępu. Usunięcie konta wymaga wcześniejszego potwierdzenia zakończenia abonamentu lub braku rozpoczętej płatności. W sprawie przechowywanych danych rozliczeniowych i kopii zapasowych skontaktuj się z kontakt@bhpalfa.pl.
• Logi bezpieczeństwa: 30 dni (adres IP, czas logowania, błędy) — minimalizacja śladów sieciowych
• Sesje: 30 dni od ostatniego logowania
• Faktury VAT i dokumenty rachunkowe: 5 lat — obowiązek prawny zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522) oraz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2026 poz. 622)
• Wygenerowane dokumenty BHP: Historia dokumentów jest powiązana z kontem i usuwana wraz z nim. Panel nie udostępnia usuwania pojedynczych dokumentów. Usunięcie z bieżącej bazy nie oznacza natychmiastowego usunięcia z istniejących kopii zapasowych.
• Dane Terminarza szkoleń: do chwili ich usunięcia przez Ciebie — możesz usunąć pojedynczy wpis, wszystkich pracowników jednego klienta naraz albo całe konto. Nie ustalamy własnego okresu retencji i nie kasujemy tych danych samoczynnie. Po usunięciu dane mogą pozostawać w szyfrowanych kopiach zapasowych bazy przez do 7 dni, po czym są nadpisywane.
• Rejestr wysłanych przypomnień (identyfikator wpisu, data i powód wysyłki): 365 dni, potem usuwany automatycznie. Służy wyłącznie temu, żeby to samo przypomnienie nie przyszło do Ciebie kilka razy.

5.1. Wymóg podania danych (art. 13 ust. 2 lit. e RODO)

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z Serwisu:

• Adres e-mail i hasło — wymagane do utworzenia konta (bez tego nie można korzystać z Serwisu)
• Nazwa firmy — opcjonalna przy rejestracji; wykorzystywana w panelu i danych rozliczeniowych
• NIP, adres siedziby — wymagane do wystawienia faktury VAT (art. 106e ustawy o VAT)
• Dane karty / metoda płatności — przekazywane bezpośrednio do Stripe, nie są przechowywane na naszych serwerach

Brak adresu e-mail lub hasła uniemożliwia utworzenie konta. Brak danych wymaganych przy zakupie może uniemożliwić aktywację płatnego planu.

5.2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Z uwagi na skalę przetwarzania danych nie powołaliśmy formalnego Inspektora Ochrony Danych w rozumieniu art. 37 RODO. Wszystkie sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych obsługuje bezpośrednio Administrator pod adresem kontakt@bhpalfa.pl z gwarancją odpowiedzi w ciągu 30 dni (lub w ciągu 3 dni dla wniosków pilnych — np. usunięcie konta, sprzeciw wobec przetwarzania).

6. Twoje prawa (RODO art. 15-22)

Masz prawo do:

• Dostępu do danych (art. 15) — możesz w każdej chwili zobaczyć jakie dane przechowujemy
• Sprostowania (art. 16) — możesz poprawić błędne dane w panelu konta
• Usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym") (art. 17) — w panelu konta dostępna jest opcja "Usuń konto na zawsze"
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18) — możesz zażądać zawieszenia przetwarzania niektórych danych
• Przenoszenia danych (art. 20) — w panelu konta dostępna jest opcja "Pobierz moje dane" (eksport JSON)
• Sprzeciwu (art. 21) — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• Wycofania zgody w dowolnym momencie
• Skargi do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Aktualne dane kontaktowe: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt

Aby skorzystać z praw, napisz do nas: kontakt@bhpalfa.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

7. Cookies i podobne technologie

Serwis używa plików cookie i pamięci przeglądarki:

• tectra_sess (NIEZBĘDNE) — identyfikator sesji, HttpOnly, SameSite=Strict, ważne 30 dni. Bez tego nie można się zalogować.
• Decyzja dotycząca cookies — zapisywana w pamięci przeglądarki, aby zapamiętać Twój wybór.

Nie używamy cookies marketingowych ani analitycznych firm trzecich (Google Analytics, Facebook Pixel itp.).

Do zachowania ustawień, szkicu formularza i pomocniczej pamięci dokumentów używamy także pamięci przeglądarki (localStorage i sessionStorage), opisanej w pkt 2.5. Możesz usunąć te zapisy w ustawieniach przeglądarki; może to spowodować utratę lokalnego szkicu i zapisanych ustawień.

8. Bezpieczeństwo danych

• Wszystkie połączenia szyfrowane TLS 1.2+ (HTTPS)
• Hasła przechowywane jako hash scrypt z unikalną solą.
• Sesje przechowywane jako HttpOnly + SameSite=Strict cookies
• Rate-limiting na endpoint logowania (ochrona przed brute-force)
• Content Security Policy (CSP), HSTS, X-Frame-Options
• Przy włączonej integracji Sentry aplikacja przesyła ograniczone dane techniczne o błędach.
• Kopia zapasowa: ciągła — bazę danych można przywrócić do dowolnego momentu z ostatnich 7 dni (point-in-time restore, Neon UE/Frankfurt)

9. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

NIE dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. AI używany jest wyłącznie do generowania treści dokumentów BHP, nie do oceny użytkowników.

10. Transfery danych poza EOG

Niektórzy nasi procesorzy są zlokalizowani poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA — Stripe, Google, Resend, Sentry, Airtable). Każdy z nich zapewnia odpowiedni poziom ochrony zgodnie z RODO art. 46 (Standardowe Klauzule Umowne — SCC) oraz uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework (gdzie dostępne).

11. Zmiany w Polityce

Możemy aktualizować tę Politykę. O istotnych zmianach powiadomimy Cię e-mailem z 30-dniowym wyprzedzeniem. Historia wersji dostępna na żądanie.

12. Kontakt

W sprawach RODO: kontakt@bhpalfa.pl
Ogólny kontakt: kontakt@bhpalfa.pl

Wersja 1.1 z dnia 02.08.2026 r. | ← Wróć do strony głównej